Lo smart working è la prossima frontiera del lavoro e oggi l’Italia lo dovrà capire

Non è la prima volta in questo blog che trattiamo la modalità di lavoro da remoto o, come piace chiamarlo oggi, lo smart working. In alcuni post precedenti evidenziammo quanto lo smart working fosse tanto un obiettivo da seguire quanto, purtroppo, una chimera nel nostro amato paese. Oggi, quasi come lo avessimo previsto, l’Italia si trova catapultata nella dimensione agile del lavoro forzatamente e senza averne maturato la necessaria esperienza e infrastruttura.

Difatti, sono due le componenti da maturare in maniera eccellente per avere successo in questa modalità di lavoro: la componente psicologica (che influisce sulla laboriosità e sulla produttività) e la componente logistico-strutturale (che influisce altrettanto sugli aspetti di cui sopra).

L’Italia non è pronta per lo smart working proprio per questi motivi. Una poco propensa attitudine delle aziende e delle amministrazioni pubbliche a supportare questa modalità sommata ad una carente infrastruttura. Non lo diciamo noi, è sufficiente fornire 2 semplici dati:

Il primo ci dice che, secondo uno studio condotto da Cable.co.uk, l’Italia è tra i fanalini di coda europei per la velocità della banda larga con 17.30 mbs, dietro a paesi meno sviluppati di noi come Serbia, Romania, Slovenia, Slovacchia etc.

Il secondo dato interessante è che secondo un’analisi condotta dalla Fondazione Studi dei Consulenti del Lavoro si evince che quasi il 12% dei lavoratori europei alle dipendenze di imprese o organizzazioni pubbliche pratica smart working stabilmente o saltuariamente. In Italia questa percentuale è ferma al 2% la più bassa d’Europa.

Forse per la forte vocazione manufatturiera, ma a nostro avviso le aziende italiane così come le PA sono ancora troppo indietro rispetto al processo di digitalizzazione; in questo preciso e tragico passaggio a cui il Covid-19 ci costringe lo scarto tra Italia, UE e altre realtà si fa sentire e come.

Per questo motivo, vogliamo dare 10 consigli che stiamo sperimentando da tempo, perché noi siamo smart workers da tempo, che potrebbero esservi utili.

1. LA CONNESSIONE A INTERNET

Purtroppo l’ADSL è ancora la tipologia di accesso più comune sul territorio italiano, in quanto utilizza il tradizionale doppino telefonico per portare internet nelle case. A volte, soprattutto a chi lavora con pesanti applicativi, chi gestisce una grande mole di dati o chi necessita di un multitasking fluido, l’ADSL fa davvero partire l’embolo. Allora il nostro consiglio è, usate il 4G! Usate il vostro smartphone come router, il 4G è di gran lunga più prestante della vostra ADSL, ma anche di una fibra scarsa. In questi giorni i più grandi gestori telefonici stanno regalando giga illimitati, approfittatene.

2. LA POSTAZIONE DI LAVORO

Il luogo dove vi metterete a lavorare non deve essere una scelta casuale. Non deve essere troppo rilassante, quindi niente letto o divano, ma deve essere comodo, spazioso, luminoso e silenzioso, una scrivania da computer ed una sedia con una comoda seduta saranno sufficienti. Se vi è possibile spostarli, metteteli in un luogo poco “trafficato” della vostra casa, con un buon punto luce e la possibilità di isolarsi un po’.

3. VIA IL PIGIAMA

Assolutamente, via il pigiama! Quando la mattina vi svegliate dovete farlo con la mentalità produttiva, state andando a lavorare e non siete in ferie. Dunque un piede fuori dal letto e l’altro già nel pantalone. Il pigiama è l’indumento del riposo, del relax e della spensieratezza, dunque indossate un outfit casual che sia comodo ma che allo stesso tempo vi dia l’idea di essere svegli e a lavoro. Inoltre, le videoconferenze sono all’ordine del giorno ed è meglio farsi trovare pronti.

4. LA PAUSE

Saper gestire le pause è di vitale importanza. Il primo consiglio che possiamo darvi è di programmarle e non prenderle a casaccio, perché significherebbe mettersi nella condizione di potersi fermare non appena se ne ha voglia. Il numero di pause non fa la differenza (non 15 sia chiaro) ma inserirle in maniera intelligente sì. Mettete le pause quando sapete di averne bisogno, in orari di scarsa produttività e in cui sapete che tanto combinereste poco. Ricordate che i momenti di estrema produttività non sono un numero infinito e quando state cavalcando quell’onda di estrema laboriosità e produttività non abbandonatela. Durante le pause prendete un caffè, ma se avete la tradizionale moka alzatevi un secondo e mettetela sul fuoco in modo da non perdere più tempo dopo. 10 minuti di pausa vanno più che bene.

5. LE DISTRAZIONI (CELLULARE, MUSICA E TELEVISIONE)

Gestire le distrazioni è uno degli aspetti più complicati sul posto di lavoro, figuratevi a casa, dove televisione, smartphone, animali domestici, bambini e altri famigliari sprigionano tutta la loro forza distrattiva, vediamo quali sono i maggiori fattori di distrazione. L’udito, la vista e le interazioni capitalizzano la concentrazione umana. Il telefono è devastante da questo punto di vista, il consiglio che vi diamo è di non tenerlo con voi mentre lavorate o se dovete tenerlo per lavoro tenetelo ad una distanza che non lo renda a portata di mano perché lo prendereste ogni due secondi. Bisogna evitare i rumori, si intenda non parliamo della musica, ma dei rumori di sottofondo, quelli che ci fanno scattare la curiosità di scoprire di cosa si tratta. Stesso discorso per ciò che vediamo, evitate postazioni affianco a finestre o balconi e soprattutto evitate il via vai di persone in casa. Come detto sopra, la cosa migliore è trovare una postazione isolata.

6. LISTA DI COSE DA FARE

Una lista di cose da fare è essenziale perché vi consente di tenere sempre sotto controllo tutti i vostri compiti e collocarli nei momenti della giornata più adatti. Il consiglio è di non fare liste di cose troppo cariche e difficili da portare a termine perché nel caso non ci riusciste sarebbe scoraggiante. Potete usare qualsiasi applicazione, un semplice file word o il buon vecchio foglio di carta, la cosa importante è averla sempre a portata, lì a ricordarvi il vostro dovere.

7. GLI ASSISTENTI VOCALI

Gli assistenti vocali sono davvero un ottimo strumento se abbinati al vostro calendario, noi abbiamo provato Alexa ma tutti gli assistenti vocali, anche quelli dei vostri telefoni possono essere validi per questo semplice compito. In alternativa potete usare il calendario della email app che usate di più come Gmail e Outlook. Potete scandire le vostre giornate ora per ora e dare ulteriore supporto alla lista di cose da fare.

8. LE NOTE VOCALI

A meno che non sia necessario, per ragioni lavorative, evitate le telefonate (anche tra colleghi se possibile). Una telefonata, tra convenevoli, pettegolezzi e chiacchiere, vi porta via molto più tempo del dovuto. Un messaggio vocale va dritto al sodo, e nel caso non sia così, potete tranquillamente saltare le parti che non vi servono immediatamente e riascoltarle in un secondo momento.

9. I FILM MOTIVAZIONALI

I film che raccontano storie vere di grandi imprese o di grandi successi aumentano la carica positiva e vi danno una gran voglia di fare. Tuttavia, questa carica si esaurisce subito (ahimè) e dunque consigliamo di munirvi di una bella raccolta di film, noi possiamo consigliarvi i primi 4: The Wolf of Wall Street, The Founder, The Social Network, Jobs

10.  A LETTO PRESTO, SVEGLIA PRESTO!

Ultimo consiglio è quello di andare a letto presto, ricordate sempre che non siete in vacanza. Chiaro, non intendiamo alle 21:00 ma il tempo di guardare un film e dritti a letto per svegliarsi di buon mattino. Svegliarsi presto, magari tra le 07:00 e le 08:00, aumenta e non poco la produttività e vi dà una finestra di lavoro che in una normale giornata di lavoro in ufficio non avreste, di conseguenza potreste anche finire di lavorare prima.

Questi sono i nostri consigli per ottimizzare il vostro lavoro da remoto, se ne avete ulteriori ci piacerebbe leggerli qui sotto nei commenti.